Входной документ — документ, поступивший в организацию проходит следующие этапы: прием, регистрацию, выполнение, проверку выполнения, регистрации исполненного документа, отправление по назначению. Прием и первичную обработку входящей корреспонденции конечно поручают одному из работников предприятия.
На каждом предприятии должен быть перечень документов, которые подлежат регистрации. Обязательно следует регистрировать документы, поступающие от вышестоящих органов, основные внутренние документы (приказы, протоколы, докладные записки и т.д.), а также предложения, заявления и жалобы трудящихся. Это помогает установить факт и сроки получения документа, его содержание, сроки выполнения, исполнителя, место хранения.
На практике чаще всего применяют журнальную и карточную системы регистрации документа. Получает распространение система регистрации с использованием компьютеров.
По журнальной системы, если документ не требует предварительного личного рассмотрения руководителем, его следует передать исполнителю в день поступления. В этом случае о документе докладывают руководителю вместе с проектом резолюции. Это позволяет избежать рассмотрения руководителем одного вопроса дважды: сначала — запрос, а затем — ответ. При передаче документов на рассмотрение или выполнения следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и схемами-образцами движения документов.
Блок от наших партнеров: Не можете найти металлические двери в Вологде по низкой цене и неплохого качества? Наша компания рада предложить вам качественные металлические двери по самым низким ценам в Вологде.