В соответствии с Законом Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях (1995)»; государственные органы, органы местного самоуправления, государственные предприятия, учреждения и организации создают архивные подразделения для временного хранения архивных документов, использования их в служебных, производственных, научных и других целях, а также для защиты законных прав и интересов граждан.
Решение о заявлений и жалоб, которые не требуют специальной проверки и дополнительного изучения, следует принимать не позднее, чем через 15 суток после поступления. Если дело передают на рассмотрение коллегиальных органов управления или возникает потребность в дополнительной проверке и изучении, срок решения ограничивается одним месяцем. Ответ заявителю сообщают устно или письменно.
Руководитель не должен задерживать документы более чем на сутки. Если документ нужен ему для длительного пользования, то для него изготавливают копию, а документ с пометкой о выполнении подшивают в дело. Свое решение руководитель излагает в резолюции, которую, как правило, пишет в документе. Иногда для этого используются так называемые фишки (небольшие листочки бумаги).
Входной документ — документ, поступивший в организацию проходит следующие этапы: прием, регистрацию, выполнение, проверку выполнения, регистрации исполненного документа, отправление по назначению. Прием и первичную обработку входящей корреспонденции конечно поручают одному из работников предприятия.
Органы исполнительной власти осуществляют делопроизводство, ведут документацию и переписку между собой на государственном языке. Наряду с государственным языком во внутреннем делопроизводстве допустимо применение языка соответствующей меньшинства в городах (село, поселок, город, другой населенный пункт), где большинство населения составляют граждане, принадлежащие к национальным меньшинствам.