Для определения времени будущей беседы следует: проверить собственное расписание; определить, не предназначенные на это же время другие встречи или совещания у высшего руководства; определить оптимальность выбранного времени и времени работника.
Зарубежные специалисты по управлению считают, что беседу можно считать экономически эффективной, если она является средством получения, а не выдачи информации, ее проверки и обмена информацией и используется для распределения и закрепления обязанностей при выполнении определенных задач.
Во втором случае рекомендуется также тщательно продумать вопрос и определить стиль ведения беседы, стараясь предвидеть вопросы, которые могут быть поставлены собеседником, — и заранее, письменно, подготовиться к ответам на них.
Для успешного применения рассматриваемого метода требуется понимание того факта, что работник в ходе беседы должен получить не только полные ответы на все свои вопросы, но и дополнительную информацию относительно будущего.
В противном случае, используя этот метод для получения от своих подчиненных сведений, необходимых в повседневной работе, лучшие результаты будут достигнуты при использовании стандартного контрольного перечня вопросов.