Одним из принципов эффективной организации труда, сохранение физического и психического здоровья является планомерность, которая обеспечивает соответствующую систему выполнения работ и гарантирует, что ни одно задание или вопрос не останется без внимания, позволяет предварительно отделить главные вопросы от второстепенных, рационально загрузить работой себя и подчиненных, предотвратить возникновение критических ситуаций.
Планирование деятельности является первоначальным, наиболее ответственным, требующим достаточной профессиональной квалификации и глубоких специальных знаний, этапом организации выполнения поставленных задач. Чем важнее задачи, чем больше предполагается задействовать для этого сил и средств, особенно на длительное время, тем более высокими становятся указанные требования.
Планирование является одной из приоритетных функций в управлении, которая охватывает процесс подготовки к изменениям, формирование будущих вариантов действий.
Управление собственным временем является одним из важнейших вопросов современности. Люди стремятся все успевать, избегая ситуаций, когда все откладывается до последнего срока исполнения. Психологи утверждают, что 10% времени, потраченного на планирование дела, сокращают сроки ее выполнения на 50%. Ученые советуют расписывать в дневнике только те задачи, которые являются циклическими, то есть повторяющиеся имеют ранее установленные сроки выполнения (встречи, совещания). Причем они не должны занимать более 30-40% общей продолжительности рабочего дня. Остальное время — это «отрезки свободы», те периоды, во время которых вы будете выполнять все форс-мажорное, непредсказуемое, авральное.
Главными помощниками в авральной ситуации являются собранность, профессионализм и надежный компьютер. Именно он может помочь повышению стрессоустойчивости в часы пик.
Тайм-менеджеры с целью борьбы с подобными ситуациями советуют:
1. Записывать! С вечера или в конце рабочего дня — примерный план на завтра, с утра — новые задачи и точный срок их выполнения, в течение дня — отчет о проделанной работе. Выглядит несколько бюрократически, однако регулярные пометки на полях позволяют ничего не выпустить из виду и осуществлять необходимый в авральной ситуации самоконтроль по времени и задачами.
2. Целиться выше собственных целей, но не ставить недостижимых целей!
3. Формулируйте цели только в позитивном плане!
4. Окружайте себя приятными мелочами: элегантным часами, ручкой, красивым одеждой, дорогим дневником, ведь там появятся дорогие идеи и срочные выгодные планы.
5. Надо приучать себя выделять главное в работе. В связи с перегрузкой целесообразно использовать принцип селективности, то есть выбора из ряда текущих дел главного. Важно приучать себя заниматься главными вопросами ежедневно, выделяя для этого необходимое время, определяя, что можно отложить и не делать в это время. Только тот руководитель может рассчитывать на успех, который видит перед собой весь спектр целей. При этом надо концентрировать внимание на решении ключевых вопросов, имеющих первостепенное значение. Принцип основного звена — необходимый компонент комплексного подхода.
При решении второстепенных задач руководителю следует отделять главные вопросы от второстепенных, постоянно следить за всем фронтом задач, так как это позволит вовремя увидеть появление главного, приоритетного задания. Надо вовремя решать те второстепенные задачи, которые имеют или могут иметь влияние на решение главной задачи.
Не надо паниковать! Дел накопилось очень много, и вы понимаете, что уже не успеете выполнить? Сконцентрируйтесь на самых важных вопросах. Все несущественные, как показывает практика, решаются сами собой: или перестают быть актуальными, или их кто-то решит без вас.
Специалисты по управлению временем считают, что в итоге выигрывает не тот, кто работает быстро и энергично, а тот, кто умеет среди большого объема всех задач, которые были получены, найти свои. Это именно та работа, за которую человек получает заработную плату. Все остальное лучше поручить другому сотруднику, чье время для организации стоит дешевле, или тому, кто является более квалифицированным в поставленном вопросе.
Часто возникает вопрос: а если руководитель требует немедленного выполнения дела? Конечно, это следует учесть, однако необходимо помнить: если шеф действительно считает поручение важным и срочным, он обязательно укажет сроки выполнения и имя исполнителя.
6. Расслабляйтесь! Спешите медленно, как учат мудрые. Возьмите тайм-аут и не спеша за коротким перерывом на чай обдумайте последовательность решения проблемы, обдумайте свои антиавральные действия. Одновременно, как говорят психологи, снимете напряжение и соберетесь с силами. Это является более эффективным, чем поспешно браться за все сразу.
7. Отключайтесь! От ненужных телефонных звонков, беготни по кабинетам, от посетителей и коллег, от соседей по комнате. Говорите «нет» всему, что отвлекает вас от работы. Не догоняйте работу в обеденный перерыв — в это время лучше подкрепиться и отдохнуть. Просто закройте дверь, если у вас есть важная работа, ведь среднестатистического менеджера отрывают от работы каждые 8-10 минут.
8. Не пытайтесь взять высокую планку во всем. В повседневной работе следует придерживаться правила «исключения работы» — ни один руководитель не должен выполнять работу, которую успешно может выполнить подчиненный, то есть нужно видеть свое место. Хорошим руководителем является тот, кто может максимально использовать возможности подчиненных.
9. Требовательность к подчиненным должна быть направлена на полную мобилизацию их способностей, инициативы и опыта для решения задач. Кстати, качественная новая музыка ели вам нужна смотрите здесь бесплатно.
10. Обращайтесь! К специалистам, коллегам и знакомым за помощью. Запоминайте, кто за что отвечает: сможете вовремя получить необходимую информацию. Держите под рукой блокнот: консультация у знакомого специалиста является более эффективной, чем самостоятельный дилетантский поиск нужных сведений. Держите все дела в идеальном порядке: документы, отчеты, заметки и т.д. Тогда не придется тратить время на поиск важных бумаг.
Я когда служил в армии, мой командир очень любил повторять: знаете чем военные люди лучше гражданских? Тем, что они все планируют, все свои действия, и поэтому среди начальников на гражданке очень много бывших военных. Прошло время, и я убедился, что так и есть, как бы нас не пытались отговорить всякие разные нехорошие люди 🙂
Очень ценная и полезная статья, огромное спасибо.
Я тоже согласна, без плана просто никуда. Мы даже суп варим по плану, хотя и не замечаем этого!
Уведомление: New me – Самосовершенствование! » Blog Archive » Рациональное использование времени: эффективный список задач
Уведомление: New me – Самосовершенствование! » Blog Archive » Успех зависит от личной ответственности
Уведомление: New me – Самосовершенствование! » Blog Archive » Принцип жизни «Здесь и сейчас»