Для определения времени будущей беседы следует:
- проверить собственное расписание;
- определить, не предназначенные на это же время другие встречи или совещания у высшего руководства;
- определить оптимальность выбранного времени и времени работника.
Если видно, что до конца рабочего времени от момента начала беседы остается 10-15 мин., ее не следует начинать. Беседа может не дать нужных результатов. Ведь у работника могут быть свои планы, встречи и т.п.; он будет опаздывать, нервничать, и определенная цель не будет достигнута. Кроме того, положительно отразится на результате разговора возможность максимально использовать интересы и цели самого работника.
3. Место проведения беседы нужно выбирать с учетом его влияния на работника.
Для получения как можно большей пользы от беседы, нужно умело использовать имеющиеся возможности. Необходимо учитывать, например, если речь о найме работника, лучшим местом для проведения беседы будет рабочее место руководителя. Если для беседы придется выезжать в другие населенные пункты, такие встречи можно устраивать или отменять в зависимости от наличия надлежащего помещения; при этом нужно стремиться к созданию спокойной обстановки, удобной и простой. Также нужно определить обеспеченность данной местности транспортным сообщением.
Если же нужно провести обычную беседу со своим подчиненным — лучшим местом будет знакомая обстановка, где можно держаться непринужденно. Однако, независимо от того, нужно стараться предвидеть и осмыслить психологические моменты будущей беседы.