5. Медиа-сопровождение и распространение информационных материалов. Особое внимание стоит уделить прессе. Скажем, гостями вашего публичного мероприятия станут 100 или 1000 человек, и такая массовость — превосходный результат. Но! Благодаря добросовестно организованному медиа-сопровождению о проведенном мероприятии (а самое главное — о его цели) Могут узнать десятки тысяч человек. Например, всего лишь 10-минутный репортаж телекомпании с трансляцией в пределах области способен обеспечить вашему мероприятию эффект присутствия не менее 50 тысяч «гостей». Разве можно пренебречь такой возможностью?
Один из организаторов в течение мероприятия должен отвечать за работу с прессой (и только!). В его обязанности будет входить:
— Встречать журналистов и регистрировать их;
— Выдавать каждому журналисту пресс — пакет;
— Отвечать на все вопросы журналистов;
— Предоставлять журналистам необходимую помощь (сопровождать, давать дополнительные объяснения и информацию; знакомить с первыми лицами из числа приглашенных гостей, организовывать с ними эксклюзивные интервью; помогать подключать электропитание для осветителей и т.д.).
Каждое публичное мероприятие — прекрасная возможность для распространения материалов об организации и ее деятельности.