Должностные инструкции должны отвечать требованиям рациональной структуры управления и отображать объективные требования к уровню знаний и квалификации работника. На каждого работника следует возлагать обязанности не больше чем он в состоянии выполнить. Между тем наблюдения показывают, что дипломированный специалист не хочет, а иногда некачественно выполняет работу, которая не требует высокой квалификации, поскольку она не дает ему возможности достаточно использовать свои знания и способности. По этому поводу Тейлор писал, что монотонную работу человек с более низким развитием будет выполнять даже внимательнее, чем более развита, и надо следить за тем, чтобы каждому рабочему поручалась самая тяжелая работа, на которую только он способен по своему умственному развитию и способностям.
В основу разработки должностных инструкций для всех звеньев аппарата управления кладется «Типовое положение о главных (старших) специалистов предприятий», а также разработаны и приняты положения об отделах (структурные подразделения) хозяйства.
Должностные инструкции призваны обеспечивать: соблюдение принципа единоначалия и персональной ответственности за руководство порученным участком работы; органическая связь подразделений предприятия; четкую систему подчиненности и соподчинения.